Segreteria Organizzativa

Intermeeting offre i servizi per tutte le fasi organizzative di un evento, dalla pianificazione del budget e delle ricerca sponsors, fino alla pubblicazione degli atti congressuali e la loro diffusione in maniera professionale, rapida e accurata.

Ecco, in breve, le nostre principali attività:

  • Gestione dei contatti per tutta la durata dell’evento, garantendo risposta veloce ed esauriente a tutte le richieste di informazioni
  • Invio inviti e comunicazioni dettagliate a congressisti e relatori
  • Gestione delle iscrizioni tramite software CMS (Congress Management System)
  • Gestione fornitori
  • Coordinamento tra i vari “attori”: cura dei rapporti con il Comitato Scientifico/Committente e relatori
  • Preparazione, stampa e raccolta della documentazione del kit congressuale: materiale tecnico e informativo (programmi, abstract, questionari, testi, schede di prodotto, etc) che saranno consegnati ai partecipanti ed a necessità inseriti nel sito
  • Soggiorno relatori: coordinamento di tutte le attività atte a garantire una piacevole permanenza in loco degli speakers, dal reperimento del biglietto aereo o ferroviario alla prenotazione alberghiera, all’organizzazione dei trasporti durante le giornate dell’evento
  • Reception e desk informativi: per l’iscrizione ed eventuale accreditamento ECM degli iscritti, per rispondere alle richieste di informazione da parte dei partecipanti e la gestione della consegna del materiale (programma, documentazione, badge, attestati, etc)
  • Grafica dell’evento: creazione brochure, siti internet, locandine, jingle, newsletter personalizzate per la divulgazione
  • Hostess: hostess congressuali plurilingue a disposizione per le attività di assistenza ai relatori (pick-up, trasferimenti al ristorante/albergo) e ai partecipanti
  • Catering: organizzazione e gestione del catering per coffee break, lunch, dinner, cocktail e cene di gala
  • Assistenza telefonica 24h su 24h
  • Programma sociale e per accompagnatori

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